Communications annuelles

En écoutant nos clients – et sans doute vous retrouverez-vous dans ces chiffres – nous avons pu établir qu’en moyenne chaque élève reçoit annuellement :

  • 29 feuilles de papier (ROI, Projet d’établissement, circulaires…)
  • 3 formulaires à remplir (fiche de contact, fiche médicale, options, repas, études dirigées...)
  • 4 talons à signer (autorisations, sorties, droit à l'image...)
  • 2 SMS envoyés aux 2 parents par élève (retard, absence...)
  • 3,3 courriers postaux (factures, rappels...)

Ce que ZippSlip a apporté

Difficultés rencontrées avec le papier

  • Trop de main-d'œuvre impliquée dans :
    • L’impression et la distribution des documents,
    • La récolte des données et l’encodage des données récoltées.
  • Le coût élevé des impressions, des timbres et des SMS.
  • Trop de formulaires revenaient incomplets, avec des erreurs ou étaient difficiles à déchiffrer.
  • Trop de parents ne recevaient pas l’information.
  • Les parents divorcés appelaient l’école pour obtenir l’information.

Avantage de l'utilisation de ZippSlip

  • En tenant compte des 5% de parents qui n’utilisent pas ZippSlip, nous avons évalué que l’économie d’une école de 750 élèves peut s’élever à plus de 6.500 € :
    • 135 heures de main-d’œuvre épargnées lors de l’impression, la distribution, la récolte et
      le traitement des documents papiers (soit 3.370 €),
    • 27.780 impressions épargnées (soit 695 €),
    • 2550 SMS épargnés (soit 255 €),
    • 2400 timbres épargnés (soit 2.210 €).
  • Beaucoup plus pratique pour les parents et donc plus rapide pour l’école.
  • Réduction significative des taux d’erreur (paiements, formulaires…).
  • Réduction des appels téléphoniques des parents.
  • Suivi coordonné entre responsables.

Sorties & voyages scolaires

L'école "Avon Public Schools/Pine Ridge Elementary" aux Etats-Unis a organisé 14 sorties scolaires pour leurs 663 élèves durant l'année. En général ces sorties concernaient :

  • Plusieurs classes de plusieurs années.
  • De 40 à 150 élèves par sortie.
  • Les frais par élève variaient de 1$ à 20$ par sortie.
  • Les paiements étaient effectués en espèces, par chèque ou par carte de crédit.

Ce que ZippSlip a apporté

Difficultés rencontrées avec le papier

En dehors du temps perdu à imprimer, distribuer et à récolter les autorisations parentales, la gestion manuelle de ces sorties comportaient beaucoup d'inconvénients :

  • Même si l'école créait un dossier d'activité complet (parfois plusieurs pages), certains parents appelaient quand même pour avoir des informations complémentaires.
  • L'école réimprimait ces dossiers quelques jours avant l'activité pour s'assurer que tous les parents étaient totalement informés.
  • Les titulaires établissaient la liste des participants et géraient les paiements en espèces et les chèques en les notant dans un registre.
  • L'économe consolidait ces données avec les paiements par carte de crédit.
  • L'école organisait jusqu'à trois réunions de coordination par événement.

Avantage de l'utilisation de ZippSlip

  • Des dossiers d'activité complets, accompagnés de photos et de vidéos explicatives pour permettre aux parents de prendre une décision éclairée - moins de coups de fil.
  • Des dossiers accessibles par les parents jusqu'à la fin de l'événement - pas besoin de les réimprimer.
  • La liste des participants générée automatiquement.
  • Des paiements en ligne éliminant la manipulation d'espèces - Ils sont enregistrés automatiquement.
  • Des paiements par espèce facilement enregistrés - Le système envoie automatiquement un reçu aux parents.
  • Le partage des photos d'activités immédiat et en toute sécurité sur ZippSlip.
  • Le suivi coordonné des participations et des paiements entre responsables.
  • La rapidité et l'efficacité de la procédure.

Gestion de la cantine scolaire

Cette commune abrite 5 directions d'école (11 implantations) et propose des repas chauds ou des potages à ses 1250 élèves :

  • En moyenne, 850 réservations par mois.
  • Montant d'une réservation : de 3,50 à 75 €.
  • Les paiements se faisaient uniquement par virement.
  • La commune utilise un prestataire pour la confection et la distribution des repas.

Ce que ZippSlip a apporté

Difficultés rencontrées avec le papier

  • Trop de manipulations :
    • La commune adaptait les formulaires de réservation et les envoyait par email avec les menus.
    • Les écoles les imprimaient et les répartissaient entre les implantations.
    • Dans chaque implantation, les enseignants faisaient la distribution puis récoltaient les réservations.
    • Les directions géraient les commandes ou annulations de dernières minutes et communiquaient quotidiennement le nombre de repas au prestataire.
    • La commune générait les factures, les imprimait puis les envoyait par la poste.
    • La commune consolidait les différents paiements reçus et gérait les erreurs. Elle communiquait les impayés aux écoles qui se chargeaient de récupérer l’argent.
  • Trop d’impayés et d’erreurs de paiement (n° de compte, montant ou communication structurée).
  • Trop d'appels et de plaintes des parents.

Avantage de l'utilisation de ZippSlip

  • Une économie nette de 12.250 € !
    • En prenant en compte les coûts des services ZippSlip, Quick School & Digiteal.
    • En ne prenant pas en compte les économies liées aux communications annuelles.
  • Tout est automatisé – les écoles n’interviennent plus :
    • La commune publie les menus et y ajoute les formulaires à partir de son accès PO.
    • Les parents peuvent réserver en ligne et modifier leur réservation dans les délais déterminés.
    • Le prestataire reçoit quotidiennement un email avec le nombre et le type de repas réservés – ou y accède sur son smartphone.
    • La commune génère les factures qui sont automatiquement publiées sur ZippSlip.
    • Les parents les payent en ligne, limitant les erreurs.
    • Les écoles n’interviennent qu’exceptionnellement (parents non-connectés, impayés…).
  • Réduction significative des taux d’erreur (paiements, réservation…).
  • Réduction des appels téléphoniques. Les parents voient d'un clic leur situation (réservations & paiements).

Ramassage scolaire

Un large comté des Etats-Unis offre un service de ramassage scolaire à ses écoles publiques :

  • 50.000 élèves sont concernés par le ramassage scolaire.
  • Le service offre de multiples lignes de bus avec différents horaires.
  • Les parents recevaient une brochure comprenant toutes les informations.

Ce que ZippSlip a apporté

Difficultés rencontrées avec le papier

  • Coût de l'impression de plus de 50.000 brochures.
  • Coût de l'envoi des brochures aux écoles pour distribution.
  • Temps perdu lors de la distribution
  • L'information distribuée concernait toutes les écoles du comté.
  • Beaucoup de parents appelaient l'école pour clarification.

Avantage de l'utilisation de ZippSlip

  • Jusqu’à 50.000 impressions épargnées :
    • En début d'année, le comté a créé un formulaire à partir de son accès PO.
    • Il y a importé les horaires de bus (Fichier Excel) en y incorporant les spécificités de chacun.
    • Il n'avait plus qu'à le publier.
  • Chaque parent ne reçoit que l'horaire de ses enfants, y compris :
    • L’heure et le lieu du ramassage matinal et ceux de l’arrêt l'après-midi.
    • Les arrêts additionnels pour les élèves qui participent à des programmes spécifiques (sports, rattrapages…).
  • Beaucoup moins d’appels téléphoniques des parents. L'information reçue est claire.
  • Accessible à tout moment par les parents sur leur smartphone.
  • Mise à jour des horaires par voie électronique.
  • Automatise l'envoi des horaires aux nouveaux inscrits.

Notes Importantes :

  • D’autres exemples où l’école utilise des formulaires pour présenter des données aux parents incluent le décompte périodique des frais, le solde restant dû, les notes de bulletin... Il suffit de lister ces données par n° de matricule dans un fichier Excel.
  • Sachez qu'il est également possible d'envoyer des pièces jointes spécifiques aux parents (bulletins, factures...). Il suffit que les noms de ces fichiers spécifiques contiennent le n° de matricule de l'élève.
  • N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'information !

Voyez comment ça marche - Demandez une démo

Les démonstrations sont réservées aux membres du personnel de l'école ou du PO